Transparenz in der kommunalen Selbstverwaltung

Transparenz in der kommunalen Selbstverwaltung ist die Voraussetzung für die Teilhabe des Bürgers am demokratischen Prozess. Der Gesetzgeber macht daher auf verschiedenen Ebenen den Kommunen Vorgaben, welche alle unserem Demokratie- und Rechtsstaatprinzip entspringen.

Grundsatz der Öffentlichkeit bei Sitzungen kommunaler Gremien

Das wesentliche und grundlegende Verfahrensprinzip des Kommunalrechts ist die Öffentlichkeit der Sitzungen der kommunalen Gremien. Nach Art. 52 Abs. 2 Satz 1 der Gemeindeordnung (GO) sind diese grundsätzlich öffentlich.
Lediglich in begründeten Ausnahmefällen darf die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden. Nur wenn Rücksichten auf das Wohl der Allgemeinheit oder auf berechtigte Ansprüche Einzelner darf der Gemeinderat nichtöffentlich beraten und Beschlüsse fassen. Ein Ermessenspielraum bei der Handhabung dieser Regelung besteht für die Kommunen nicht. Die Ansicht, wonach z.B. Grundstücksangelegenheiten grundsätzlich nichtöffentlich behandelt werden, widerspricht dem Prinzip der Öffentlichkeit. Auch hier ist im Einzelfall zu prüfen und zu begründen, ob die Öffentlichkeit auf Grundlage von Art. 52 Abs. 2 Satz 1 GO ausgeschlossen werden darf.

Nichtöffentliche Sitzungen des Gemeinderates zu Themen, welche den obigen Voraussetzungen nicht genügen, sind daher ein Verstoß gegen die Gemeindeordnung. Auch Treffen der Gemeinderäte, bei welchen zwar grundlegende Entscheidungen für die Gemeinde getroffen werden, die aber nicht den Vorgaben der GO für Sitzungen des Gemeindertes entsprechen, sind nicht rechtens. Weder sind diese öffentlich noch wurden die Entscheidungen nach Vorgaben der Gemeindeordnung beschlossen. Nicht rechtens sind auch Handlungen des Bürgermeisters, für welche nach Maßgabe der GO ein Beschluss des Gemeinderates Voraussetzungen wäre.

Über die Verhandlungen des Gemeinderats sind Niederschriften anzufertigen. Diese müssen mindestens Folgendes wiedergeben:

Tag und Ort der Sitzung,
die Namen der anwesenden Gemeinderatsmitglieder und die der abwesenden unter Angabe ihres Abwesenheitsgrundes,
die behandelten Gegenstände,
die Beschlüsse und
das Abstimmungsergebnis.

Die Einsicht in die Niederschriften über öffentliche Sitzungen steht allen Gemeindebürgern frei. Dasselbe gilt für auswärts wohnende Personen hinsichtlich ihres Grundbesitzes oder ihrer gewerblichen Niederlassungen im Gemeindegebiet.

Allgemeines Auskunftsrecht

Gemäß Art. 39 Abs. 1 Satz 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes hat jeder das Recht auf Auskunft über den Inhalt von Dateien und Akten öffentlicher Stellen, soweit:
•             ein berechtigtes, nicht auf eine entgeltliche Weiterverwendung gerichtetes Interesse glaubhaft dargelegt wird und
•             bei personenbezogenen Daten eine Übermittlung an nicht-öffentliche Stellen zulässig ist und
•             Belange der öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht beeinträchtigt werden.

In der Broschüre "Das allgemeine Recht auf Auskunft - Fragen und Antworten“ des Bayerischen Beauftragten für Datenschutz wird dieser Rechtsanspruch folgendermaßen begründet: „Die Entscheidungen des Staates, der Gemeinden und vieler anderer öffentlicher Träger betreffen jede Bürgerin und jeden Bürger. Entscheidungen liegen stets Informationen zu Grunde. Diese Informationen zu kennen, ist eine wichtige Voraussetzung, um an demokratischen Entscheidungsprozessen mitwirken, aber auch eigene Interessen vertreten zu können. Im Nachhinein hilft die Kenntnis der Informationen dabei, getroffene Entscheidungen zu verstehen und gegebenenfalls kritisch zu hinterfragen. Indem der bayerische Gesetzgeber das allgemeine Recht auf Auskunft eingeführt hat, hat er ein weiteres wichtiges Instrument bürgerschaftlicher Teilhabe geschaffen, das zugleich die Rechtsposition des Einzelnen gegenüber der Verwaltung stärkt“.

Laut schriftlicher Auskunft der Abteilung Kommunalwesen des Landratsamtes Haßberge ist eine Gemeindeverwaltung verpflichtet, Auskunftsersuchen ordnungsgemäß zu prüfen und im Falle der Ablehnung einen rechtsmittelfähigen Ablehnungsbescheid zuzustellen, gegen den auch der Klageweg eröffnet wird. Rechtsbruch liegt daher vor, wenn die Gemeindeverwaltung den Bitten um Auskunft ignoriert und in keiner Weise reagiert.

Für die Auskunft gemäß Art. 39 Abs. 5 BayDSG können nach Maßgabe des Kostengesetzes Kosten erhoben werden. Gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 2 des Kostengesetzes (KG) können sich diese in einem Rahmen von 10 bis 2.500 EUR bewegen. Die Auskunft kann gemäß Art. 14 Abs. 1 Satz 1 KG von der Zahlung eines angemessenen Kostenvorschusses abhängig gemacht werden kann. Der Hinweis auf Kosten, welche für die Auskunft erhoben werden können, sollte nicht als Abschreckung verstanden werden. Laut Auskunft der Abteilung Kommunalwesen am Landratsamt Haßberge müssen die Kosten vergleichbaren Verwaltungsakten entsprechen. Der Aufwand für das Zusenden einer PDF-Datei dürfte mit der Zahlung von 5 Euro abgegolten sein. Angesichts der fortgeschrittenen Digitalisierung - die Verwaltungsgemeinschaft Hofheim i.UFr. bekam für ihr besonderes Engagement auf diesem Gebiet die Auszeichnung „Digitales Amt“ verliehen - dürfte der Zugriff, die Aufbereitung und der Versand von Daten kaum reale Kosten verursachen.

Beispiel für eine Bitte um Auskunft und rechtliche Bewertung der Antwort

Informationen im Sinne des Art. 39 BayDSG müssen nicht zwingend zuvor in Form von Akten oder Dateien fixiert sein. Es kann auch mündlich tradiertes Wissen sein. Wenn weder der Leiter der Verwaltung noch der Leiter des Bauhofes darüber Kenntnis haben, dass "teures" Trinkwasser von Mitarbeitern des Bauhofes aus dem Kerbfelder Netz mutmaßlich zum Gießen verwendet wird, so ist dies auch schon für sich eine interessante Information. Die weiteren Fragen könnten auch bei der nächsten Bürgerversammlung gestellt werden.
Für "Untersuchungen" müssen keine Kosten erhoben werden. Im Art. 39 Abs. 5 BayDSG ist lediglich festgelegt, dass Kosten nach Maßgabe des Kostengesetzes (Art. 6 Abs. 1 Satz 2 des KG) erhoben werden können. Auskünfte einfacher Art, und um diese handelt es sich hier, sind zudem nicht kostenpflichtig (Art. 3 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 Kostengesetz). Die Auskunft erteilende Stelle kann also nicht nach Belieben "für die Recherchen, vor allem der Mitarbeiter im Bauhof" eine "entsprechende Vorausleistung in Höhe von 80,00 €" verlangen. Auch eine Vorauszahlung muss nach Art. 14 Abs. 1 Satz 1 KG "angemessen" sein. Für eine als E-Mail fixierte Auskunft eines Bauhofmitarbeiters wäre selbst eine abschließende Kostenforderung in dieser Höhe nicht angemessen.

Wie nach Maßgabe des Art. 6 Abs. 1 Satz 2 und des Art. 14 Abs. 1 Satz 1 KG des Kostengesetzes eine Vorauszahlung in Höhe von 80 € festgelegt wurde, ist Inhalt einer weiteren Bitte um Auskunft.